2016年8月27日

easy-Speakで退会したメンバーの登録を削除(抹消)するには

easy-Speakでメンバー登録を変える権限を持っているのは、初期設定ではVPEだけです。
メンバーが退会した時は、そのメンバーの登録をPast Member(元メンバー)に変えておきましょう。

easy-Speakにログインして、User Listを開きます。

User Listで、退会したメンバーのEdit(鉛筆)ボタンをクリックします。
[Change to this status]の[Leave Unchanged]のプルダウンメニューを
[Past Member]に変更して[Submit]をクリックします。

Share:

2016年8月20日

easy-SpeakにVisitor登録するには

みなとみらいトーストマスターズクラブでは、入会意思のある方をeasy-SpeakにVisitor登録して、例会案内をお送りしています。

easy-Speakにログインして、[This Club]→[User List]を開きます。
[add user]ボタンをクリックします。
[Input full name and email]を選んで、First NameFamily Name、E-mail addressを入力して[Submit]ボタンをクリックします。
もし他クラブで既に登録されている人の場合、下図のように[Connect Existing User]を選びます。
他クラブの登録がない人の場合、[Create New User]を選んで、UsernameNew PasswordConfirm Passwordを入力して、[Create New User]をクリックします。
これで、新たに登録したVisitorにUsernameとPasswordの情報がメールで届きます。

Hotmail/Outlookメール登録上の注意

VisitorのメールアドレスがHotmail/Outlookメールの場合、easy-Speakからのメールが迷惑メールに振り分けられて、受信トレイに届きません。Hotmail/Outlookメールを使うVisitorには、迷惑メールに振り分けられないようにする設定をあらかじめ伝えておきましょう。
Share:

2016年8月13日

easy-Speakでのロールアサインメントのコツ for VPE

みなとみらいトーストマスターズクラブでは、VPEが例会の3週前までにTMODSpeaker (Prepared Speech)を、例会2週前までに他のロールをアサインして、仮アジェンダをメンバーにリリースします。

easy-Speakでロールをアサインする手順

最初にeasy-Speakでメンバーのロール履歴をチェックします。 easy-Speakにログインして、左側のメニューの[Scheduling & VPE Tasks]→[Roles by Meeting]をクリックします。
Chartを[Roles by Member]に、Look ahead up toを[0]にして、[Go]をクリックします。
これで過去8回のロール履歴を一覧することができます。このページをプリントアウトしておくと、特定の人に特定のロールが偏らないようにアサインするのに役立ちます。

次に、[Meeting]メニューの[Meeting on ...]をクリックして、アジェンダを開きます。
最初にTMODSpeakerをアサインします。
TMODは、下記の条件を満たすメンバーを選びます。
Speakerは、リクエストがあるメンバー(プルダウンメニューに現れるメンバー)を優先します。ただし、前回から2回連続にならないように注意しましょう。
それ以外のメンバーについては、Speaker(緑色)ボタンをクリックして、新メンバー、前回からなるべく間隔の空いているメンバーをアサインしましょう。
上図のように、Speakerについてはプルダウンメニューに前回履歴が表示されません。そのため、予め出しておいた[Roles by Member]表を見ながらアサインします。

スピーチ順は、トーストマスター歴の新しい順にします。概ね新メンバーは初級の教材・課題、ベテランメンバーは上級の教材・課題に取り組んでいます。つまり、スピーチが初級から上級に向かうように並べます。

TMODSpeakerの次は、Evaluatorをアサインしましょう。EvaluatorにはPrepared Speech3回以上のメンバーをアサインしますが、EvaluatorSpeakerの数だけ要るため、どうしても経験者にEvaluatorを頻繁にアサインしがちです。

そのため、先にEvaluatorから決めることが、偏らないアサインのコツになります。Evaluatorは、以下の条件を満たす人をアサインします。
  • 対象のSpeakerの直近3回以内のSpeechに対するEvaluatorになっていないこと
  • 前回のEvaluationからなるべく間隔が空いていること(最低42日以上の間隔)
他のロールについては、新メンバーと出席率の高いメンバーからアサインします。

新メンバーには、アシスタント(Vote Counter, Timer, GRAHCO)から順に難しいロールにシフトするようにアサインしていきます。新メンバーには必ずロールを与えましょう。新メンバーは、easy-Speakに不慣れなため、出席確認が遅れがちです。しかし、アシスタントならば他のメンバーに替わってもらいやすいので、新メンバーeasy-Speakに慣れるまでは、キャンセルされるリスクを取って出席確認前にアサインしてもよいでしょう。

出席率の高いメンバーは、ロールの分散が難しいため、[Roles by Member]表を見ながら、直近でアサインしていないロールを見つけておく必要があります。

Speaker以外のロールは、[Save]ボタンをクリックしないと消えることがあります。こまめにSaveしましょう。

ロールをアサインし終えたら、PDFに書き出して、メールに添付し、仮アジェンダをメンバーに送ります。以前はロール表もメール本文に貼り付けていましたが、Third e-mailを徹底することに替えました。Third e-mailは、ロール担当者に個別にロール確認メールを送信する機能です。

ロール担当者はアジェンダを見逃しても、Third e-mailでロールを知ることができ、そのメールのリンクをクリックするだけでeasy-Speakのロール確認まで済ませられます。ロール担当者、VPE双方の手間を減らすためにもThird e-mailを活用しましょう。

ロールアサインメントをTMODに移譲できるか?

[Roles by Members]機能はVPE限定のため、最低限TMODSpeakerはVPEがアサインする必要があります。いったんTMODSpeakerをアサインしたら、それ以外のロールアサインメントは、TMODでも可能です。その場合、TMODに残りのロールアサインメントについて十分な説明が必要です。

[Roles by Member]表を見ながらロールをアサインできるのはVPEだけです。ロール数(通常15)以上の出席者が見込まれるときは、VPEがロールを埋めてからTMODに渡すほうがロールの偏りを防ぐことができます。

ロールをアサインし直すには

いったんアサインしたロールをアサインし直すには、まず×ボタンをクリックしてアサイン解除します。
プルダウンメニューからメンバーを選んで、[Save]ボタンをクリックします。

ロール確認依頼メールの対象から外すには

Presidentのように担当者が決まっているロールや、メンバーから確認連絡をもらっているロールについては、Accept欄の✔(チェック)を入れて、[Save]ボタンをクリックします。
Share:

2016年8月6日

easy-Speakで新しい例会情報を追加してメンバーに出欠確認メールを出すには

easy-Speakで新しい例会情報を追加するには、easy-Speakのアジェンダ画面右上の[New Event]ボタンをクリックするか、
または、[Meetings]メニューの[Create Meeting]を開きます。
[Select Agenda]でアジェンダのテンプレートを選んで、[Save]をクリックします。
[Click Here to view your event]をクリックします。
アジェンダ画面右上の[Email]ボタンをクリックします。
MemberVisitorInactive Memberを[Yes]にします。
▼ボタンをクリックしてツールバーを表示して、Message欄を編集します。
  • 返信期限を例会3週前に変更(デフォルトでは例会2週前)
  • 返信期限のFont Size14ptにして強調
[First e-mail]をクリックします。これで、送信完了です。

ここが便利!

[First e-mail]は、自動的に確認済みの人を除外して、未確認のメンバーだけにメールが届きます。このため、メンバーの反応が鈍いときに再送するのに便利です。
Share: